Privacyverklaring

Met ingang van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft Stichting Great Wide Open (hierna Into The Great Wide Open) de plicht om te informeren welke persoonsgegegevens door ons verzameld worden en waarom. Into The Great Wide Open hecht waarde aan de privacy van bezoekers, vrijwilligers, artiesten en medewerkers en draagt er zorg voor dat verstrekte gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

In dit privacystatement komt de verwerking van deze persoonsgegevens aan bod. Het statement is onderhevig aan wijzigingen die voort kunnen komen uit organisatorische of politieke ontwikkelingen, daarom is aan te raden het document zo nu en dan te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele veranderingen. Dit statement geldt ook voor Here Comes The Summer, het voorjaarsfestival dat jaarlijks door Into The Great Wide Open wordt georganiseerd.

Welke persoonsgegevens verzamelt Into The Great Wide Open en hoe worden deze verwerkt?

Tickets
Bij aankoop van festivalkaarten wordt om persoonsgegevens gevraagd zoals naam, adres, e-mail, geboortedatum en woonplaats. Into The Great Wide Open gebruikt de verkregen gegevens om inzicht te krijgen in de doelgroep van het evenement en voor interne administratie, niet om de individuele bezoekers te identificeren. Hiernaast ontvangen kaartkopers een servicemail waarin alle belangrijke informatie met betrekking tot het festival is opgenomen, achteraf volgt een enquête.

Website
Surfgegevens kunnen door Into The Great Wide Open worden verzameld om het bezoek en gebruik van de website te analyseren en optimaliseren. Deze gegevens worden voor zover mogelijk anoniem gemaakt. Op de website van Into The Great Wide Open zijn geen cookies geïnstalleerd, wel wordt er gebruik gemaakt van Google Analytics om inzicht te krijgen in de gebruiksvriendelijkheid van de website. Uitsluitend ter benutting van deze dienst van Google wordt deze informatie inclusief IP-adres aan Google verstrekt.

Nieuwsbrief
Into The Great Wide Open verstuurt geregeld nieuwsbrieven naar abonnees die zich hebben aangemeld op de website of zich hebben ingeschreven bij de aankoop van een festivalticket. Daarbij is toestemming gegeven om de verstrekte gegevens op te slaan met als doel op de hoogte te blijven van nieuws en ontwikkelingen rondom het evenement. Ontvangers van de nieuwsbrief kunnen zich op elk gewenst moment uitschrijven via de unsubscribe-link in de brief of via info@intothegreatwideopen.nl.

Vrijwilligersadministratie
Als vrijwilligers zich bij Into The Great Wide Open aanmelden wordt gevraagd om gedetailleerde persoonsgegevens die essentieel zijn voor de organisatie van het evenement. Denk hierbij aan werkervaring, contactgegevens, allergieën en leeftijd. Vrijwilligers melden zich actief aan voor een mailbestand van waaruit twee keer per jaar gevraagd wordt of ze zich opnieuw aan willen melden. Vrijwilligers kunnen zich op elk moment voor deze mailing uitschrijven. Gedetailleerde gegevens van vrijwilligers worden maximaal voor een jaar gebruikt en worden daarna opnieuw door de organisatie opgevraagd. Into The Great Wide Open behoudt zich het recht voor om een overzicht te bewaren van vrijwilligers die in het verleden voor het evenement hebben gewerkt. Hiervoor worden alleen naam, achternaam en e-mailadres en het jaar waarin de vrijwilliger in dienst was opgeslagen.

Vuurtorenwachtersadministratie
Als Vuurtorenwachters zich bij Into The Great Wide Open aanmelden als donateur vragen we om gedetailleerde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de interne administratie. Vuurtorenwachters kunnen zich per jaar of per vijf jaar aanmelden, bij elke nieuwe termijn zal gevraagd worden of zij nog nieuwe informatie willen ontvangen en zullen oude gegevens verwijderd worden.

Beeld- en geluidsopnamen tijdens het evenement
Ter promotie van het evenement kan Into The Great Wide Open registraties maken van bezoekers, vrijwilligers, artiesten en medewerkers. Deze opnames worden mogelijk gedeeld via verschillende mediakanalen, zonder dat Into The Great Wide Open of mediapartners een vergoeding aan de bezoekers, vrijwilliger, artiest of medewerker verschuldigd is.

Bewaartermijn
Into The Great Wide Open bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering van overeenkomsten en ieder geval niet langer dan twee jaar, tenzij dit noodzakelijk voor voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Into The Great Wide Open vindt het belangrijk dat bezoekers het idee hebben dat er op een juiste manier met de door hen verstrekte persoonsgegevens wordt omgegaan. Als bezoekers de indruk krijgen dat gegevens niet goed beschermd zijn kan er contact opgenomen worden met info@intothegreatwideopen.nl.